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Excel, el estándar que garantiza servicio en todo momento

La hoja de cálculo de Microsoft office, Excel, es una herramienta de uso planetario por su flexibilidad y versatilidad. Tal como indica la plataforma de formación EDX, se estima que hay entre 600 y 800 millones de usuarios en el mundo. Esto lo convierte en el estándar para los profesionales.

De hecho, según un informe de Financial Executives Research Foundation, el 63% de las organizaciones lo utilizan para su gestión empresarial. Esto demuestra que, literalmente, cualquier tipo de industria puede beneficiarse de su uso. Excel es una herramienta poderosa que se ha arraigado en los procesos comerciales de todo el mundo. Ya sea para analizar acciones o emisores o presupuestar u organizar listas de ventas de clientes.

Las hojas de cálculo no van a desaparecer a largo plazo. De hecho, las empresas continuarán utilizándola como herramienta principal para diversas funciones y aplicaciones que van desde proyectos de TI, hasta picnics de empresas.

Por ello, un conocimiento práctico de Excel es vital para la mayoría de los profesionales de oficina hoy en día. Tener buenas habilidades con el programa puede abrir la puerta a oportunidades de promoción y liderazgo. Se trata de una herramienta muy poderosa, pero no puede funcionar por sí misma. Necesita un usuario con conocimientos para exprimirla al máximo y proporcionar los mejores resultados.

Excel ofrece múltiples posibilidades

El uso de Excel está extendido por todo el mundo empresarial y a nivel internacional porque ofrece una gran cantidad de soluciones para absolutamente todos los departamentos que conforman una empresa.

Tanto si se trata de una empresas financiera, como de marketing y comunicaciones o, incluso, de organización de eventos, Excel es una herramienta imprescindible. De hecho, es especialmente eficiente para tareas como la visualización de datos, el control de presupuestos, tareas de consolidación o gestión de recursos humanos.

Entre su virtudes se encuentra el hecho de que incluye un lenguaje de programación avanzado para automatizar procesos y análisis.  Esto lo convierte en una herramienta mucho más versátil y fácil de manejar.

Excel es una herramienta multifuncional que permite a las empresas maximizar su eficiencia. Algunas de las fórmulas más habituales para utilizarlo son las siguientes:

1.- Organización de base de datos y comunicación

Algo de vital importancia para el buen funcionamiento de cualquier empresa es contar con una buena base de datos. Si bien existen otro tipo de soluciones para gestionar clientes, una hoja de Excel es una forma sencilla de organizar datos y transferirlos de un lugar a otro sin tener que gastar mucho dinero, o pasar tiempo reformateándolo completamente o introduciendo datos manualmente.

Además, el tipo de archivo excel o .CSV permitido, se puede importar fácilmente a la mayoría de servicios de marketing automatizado, por ejemplo, a gestores de email marketing o cualquier otra herramienta de marketing digital. Para ello, organizar toda la información de los contactos por medio de columnas, filas y etiquetas es realmente sencillo.

2.- Planificación de calendarios y eventos

Excel también es una herramienta eficiente para ayudar con la planificación de eventos. Incluso, ofrece una plantilla de planificación de eventos. Un recurso que ayuda a mantener todos los detalles actualizados y claros en su lugar, lo que facilita su utilización por cualquier usuario aunque no tenga experiencia.

La plantilla incluye opciones como nombres de invitados, RSVP, sus respuestas, música, decoraciones y un presupuesto detallado. Es totalmente personalizable y es fácil agregar o eliminar cualquiera de sus funciones.

En todo caso, te pedirá que pienses en todos los detalles de tu evento y lo mantengas fácilmente organizado y compartible con el resto de miembros del equipo.

4.- Control financiero de las organizaciones

Pero si hay algo en lo que destaca es en sus características financieras y presupuestarias. Excel permite visualizar y organizar de forma sencilla datos numéricos, que son prácticamente una necesidad para muchos propietarios de negocios.

Una de sus principales funciones es la posibilidad de utilizar fórmulas para calcular balances. Una vez tengas los números colocados en celdas, simplemente puedes crear una fórmula y excel calcula todo por ti.

A continuación, el programa hará todos los cálculos y actualizaciones en los datos automáticamente. En cuanto detecte un cambio o variación de la información, todos los datos se actualizarán. Esto es especialmente útil cuando se administra un presupuesto complejo con muchas partes móviles.

También se puede organizar el documento con pestañas para detallar áreas más pequeñas. De esta manera, todo está en un documento y es fácilmente visible y accesible.

Una herramienta ideal para el business Intelligence

Sin duda, una de las aplicaciones más importantes de las hojas de cálculo reside en los sistemas de Business Intelligence. Con un adecuado acceso a los datos, Excel permite el uso sistemático de información sobre una empresa y su entorno para analizar, informar, predecir y gestionar su rendimiento.

Sin embargo, es cierto que Excel ha tenido limitaciones importantes que le han impedido servir como una verdadera herramienta de BI. Una  de ellas, sin duda, es que un número o una etiqueta en una celda no tienen inteligencia. No se puede saber a ciencia cierta de dónde procede el dato, ni actualizarlo fácilmente, ni colocarlo donde realmente se necesita en un informe.

Sin embargo, las celdas de la hoja de cálculo pueden depender de un BI de Excel, lo que permitirá que no contengan simples datos, sino  fórmulas vinculadas a ellos.

Así, los datos pueden provenir de cualquier fuente disponible o, incluso, de cualquier cantidad de fuentes. En un Excel BI, los datos generalmente se almacenan en una base de datos multidimensional (OLAP). Esta es muy similar a un grupo de libros de trabajo multidimensionales de las hojas de cálculo. Cada uno de estos contenedores tipo libro se llama cubo. La mayoría de los cubos contienen fórmulas que consolidan los datos automáticamente.

Accesible para todo el mundo gracias al cloud computing

Otra de las grandes ventajas de utilizar este formato viene de la mano de tecnologías y sistemas como el cloud computing. De esta manera, cuando trabajamos con el formato Excel tenemos la seguridad de que los datos estarán al alcance de cualquiera, sea en el dispositivo que sea. El mercado está lleno de alternativas para cualquier sistema operativo, sea en portátil o en móvil, tanto de pago como gratuitas.

Por estas poderosas razones Acceso 360 como plataforma de referencia en la gestión de la comunicación ofrece dentro de sus muchas opciones la generación automática de reports de datos en formato Excel.

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