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Cómo sacar el máximo partido a tu dossier de prensa

El dossier es un elemento crucial para una empresa, ya que mantiene a los directivos y empleados informados de las últimas noticias del día que afectan a la compañía.

Aunque el concepto de dossier no ha cambiado, sí que ha evolucionado las diferentes formas de visualizarlo según los objetivos. Ya no solo basta con tener un dossier diario, sino que, además, este se adapte a cada situación.

Por eso, los diferentes formatos en los que se puede entregar un dossier ayudan al departamento de Comunicación a mejorar la eficacia y eficiencia en su distribución, explotando al máximo toda la información recogida en él.

Con Acceso360, puedes generar el dossier en distintos formatos según cuáles sean tus objetivos. Te mostramos las utilidades de cada formato para que conozcas cuál es la mejor manera de generarlo rápidamente y de la forma correcta.

PDF:

 

portada dossierf ormato pdf

El formato Pdf es el más clásico a la hora de generar un dossier. Una vez que escoges las noticias que quieres que aparezcan en el dossier, debes elegir el formato Pdf en la ventana “Creación del dossier“.

En el pdf se podrá ver el recorte completo de las noticias de prensa escrita, así como el texto plano de las noticias de radio y televisión. Además, contará con una portada, un índice y una portadilla para cada sección o canal.

¿Para qué se utiliza?

Este formato es idóneo para mandar las noticias más relevantes que necesitan ser guardadas o impresas. Como el estilo del pdf es personalizable, las empresas pueden tener los dossieres con su look & feel guardados para poder tenerlos a mano en cualquier momento o analizarlos.

Formato XML:

El formato xml es muy útil. El xml sirve para alimentar bases de datos internas y externas. Además, se utiliza para alimentar la intranet de la compañía u otras plataformas de gestión de comunicación. El xml tiene la posibilidad de generarse automáticamente para que cada día se actualice la base de datos. Asimismo, en este formato se queda registrada la información de los tags.

¿Para qué se utiliza?

Es la mejor manera de mantener actualizadas las bases de datos y la intranet de la empresa. Como se puede elegir que el proceso sea automático, el departamento de comunicación cuenta con un ahorro de tiempo a la hora de informar internamente de las noticias más relevantes para el negocio.

Formato Vía Web (HTML):

 

dossier formato web

 

El formato html se envía a través de correo electrónico o se puede descargar. Las noticias se verán según la ordenación que quieras, clasificadas en pautas o canales.

Además, las noticias que hayas elegido como favoritas o destacadas durante la selección, aparecerán resaltadas en el inicio del html.

También puedes elegir que el formato tenga un enlace para descargar el pdf con las noticias y cada una de ellas tendrá un enlace propio que dirija al contenido.

Podrás personalizar el html según la guía de estilo de tu empresa, para que mantenga el estilo corporativo.

¿Para qué se utiliza?

Es un formato idóneo para mandar un dossier diario a clientes, empleados y directivos sin peso y con una visualización personalizada.

Asimismo, cuenta con una gran ventaja, y es que el html no caduca, por lo que siempre podrás acudir a él para ver alguna noticia en cuestión.

El html se puede ver desde cualquier dispositivo, ya sea ordenador, smartphone o tablet, por lo que es también el más adecuado si los destinatarios utilizan con regularidad estos soportes.

Además, Acceso360 te permite crear plantillas de destinatarios para que no pierdas tiempo rellenando una y otra vez los campos de remitente, destinatarios y asunto.

 

 

Formato Excel:

Este formato tiene una clara finalidad: saber cuál es el valor económico y audiencia de cada noticia. La información de las noticias se recoge en columnas.

De esta manera, el excel se puede filtrar por muchos valores. Los datos que arroja este formato son: noticia publicada, medio al que pertenece, sector, pauta, de qué canal es (online, prensa, radio o televisión), la tirada, la audiencia a la que ha impactado, la posición de la página y la valoración económica. Además, puede contener el enlace a las noticias.

¿Para qué se utiliza?

Si quieres calcular el ROI de tu campaña, saber si tu campaña está cumpliendo con los impactos que se esperaban, en definitiva, conocer el estado de una campaña, este formato es la mejor forma de hacerlo.

Vista Web:

Este formato genera una url donde se encontrará una página con las noticias incluidas. Se puede generar de forma automática o manual y cuenta con navegación propia dentro de la página, un listado de pautas, un calendario y un buscador.

formato dossier vista web

¿Para qué se utiliza?

Tiene varios usos pero sobre todo se utiliza en comunicación interna. Como la página web mantendrá la misma url, esta se podrá enviar en un correo todos los días para que los empleados vean las nuevas publicaciones.

La vista web se puede generar de forma manual o automática y contendrá todas las noticias que se elijan, pautas y canales. Este formato es idóneo para la intranet, ya que los usuarios pueden buscar las noticias que más les interesan.

Además, es personalizable, por lo que puede mostrar el aspecto corporativo de la empresa.

Descubre aquí todas las ventajas de Acceso360 

Conclusiones

Como hemos visto, cada formato tiene sirve para un objetivo en concreto. 

  1. El PDF es la mejor manera de mandar un dossier puntual que se quiera conservar.
  2. El formato XML te servirá para subirlo a bases de datos y a plataformas internas como la intranet de la empresa.
  3. El formato html será el indicado para envíos regulares a varios destinatarios. Además, cuenta con la ventaja de creación de plantillas, para que no pierdas tiempo rellenando los campos del envío. Simplemente, elige la plantilla de destinatarios a la que quieras mandar el dossier y haz click en enviar.
  4. El Excel te ayudará a ver el volumen, la audiencia y valoración económica de todas las noticias, por lo que es el idóneo para medir los impactos y el retorno de inversión de las campañas.
  5. Por último, la Vista Web es perfecto para la comunicación interna, ya que es una buena forma de subir las noticias diarias a una url donde los trabajadores de la empresa podrán ponerse al día, navegar en su interior y buscar noticias de otras fechas.
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