Plan de comunicación interna: qué es y cómo puedes elaborar el tuyo
Tener un plan de comunicación interna es vital para cualquier organización. La comunicación interna es aquella que se dirige a los agentes internos de la empresa, es decir, a los trabajadores. Es el elemento que unifica y liga las partes de una organización.
La comunicación interna no se puede entender únicamente como un soporte que sustenta distintas actividades de la organización, sino como un recurso o activo más que se debe gestionar.
En la actualidad, el Covid-19 ha acentuado el poder de adaptación al que se someten constantemente las empresas. Si bien vivimos una situación excepcional, cualquier cambio o crisis puede derivar en incertidumbre entre los trabajadores.
Por ello, es de vital importancia mantener en sintonía y unido al capital humano mediante una adecuada comunicación interna. No hay que olvidar que los trabajadores son el motor de la organización.
Es un error clasificar las organizaciones entre aquellas que tienen comunicación interna o no, al igual que pensar que es un “lujo” o algo exclusivo de las grandes empresas. Directa o indirectamente, todas las organizaciones mantienen una comunicación interna.
La diferencia está entre aquellas que la planifican activamente de las que lo dejan en manos del azar o a un engañoso silencio. A fin de cuentas, es imposible no comunicarse.
¿Cómo elaborar un plan de comunicación interna?
El plan de comunicación interna surge a raíz de nuevas necesidades, por ejemplo, coordinar distintos departamentos, mejorar la comunicación con los directivos, ayudar a la integración, motivación y desarrollo personal de los trabajadores, etc. Este recoge la estrategia y acciones comunicativas que se van a poner en marcha en función de los objetivos que la empresa quiera alcanzar.
Lo más habitual es que el plan de comunicación vaya orientado a interiorizar la cultura corporativa de la empresa en los empleados para afianzar el sentimiento de pertenencia hacia una entidad.
El plan de C.I. debe seguir una estructura y estrategia clara. Estos son los 5 pasos que hay que seguir para elaborar un plan de comunicación interna de manera exitosa.
1.- Fase de Análisis o Auditoría
Este primer paso del plan de comunicación interna consiste en inventariar, medir y clasificar los medios de comunicación de los que dispone la empresa. Al igual, que la actividad o uso que se les da y la percepción de los trabajadores sobre los mismos.
Los medios, actividades y percepciones se pueden categorizar por área o departamento y en función del tipo de comunicación al que responden.
Las herramientas de análisis más utilizadas son la observación directa, la revisión de documentación, entrevistas individuales, dinámicas grupales, focus group y encuestas. Una vez se dispongan de datos objetivos ordenados, medidos y clasificados, se deben ver reflejados en una Matriz de Clasificación.
2.- Fase de Diagnóstico
La fase de diagnóstico consiste en comparar los resultados del análisis con un esquema tipo DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades).
De esta manera se obtendrán los puntos fuertes en los que se puede apoyar la empresa y los puntos débiles a solucionar. El objetivo de esta fase es aportar posibles soluciones a cada uno de los problemas y potenciar los puntos fuertes aprovechando nuevas oportunidades.
3.-Fase del Plan de Acción
Al disponer de una lista amplia de posibles acciones a acometer acorde a los resultados del diagnóstico, en primer lugar, es recomendable que la empresa defina los criterios de priorización.
Estos criterios responden a cuestiones de costes, practicidad, impacto en la organización, plazos o tiempo… Teniendo en cuenta todas las variables la empresa deberá de realizar la planificación de las acciones seleccionadas en función de su relevancia.
El Plan de Acción tiene que estar especificado en acciones (líneas de acción), sus responsables, plazos, objetivos, indicadores y presupuesto. El objetivo es disponer de un plan maestro para guiar la implementación de acciones, que incluya los costes para facilitar las decisiones por parte de la dirección.
4.- Fase de Implantación
Para que el Plan de Acción pueda ponerse en marcha, las acciones que lo componen deben desplegarse (concretarse para su ejecución). La implantación de las acciones consiste en convertir cada línea de acción en un plan en sí mismo.
La puesta en marcha conviene hacerla siguiendo un modelo de Gestión del Cambio que garantice el éxito. Para ello es recomendable seguir una serie de pasos:
- Definir la situación deseada tras el cambio: Modelo de Referencia.
- Convencer sobre la urgencia y la necesidad del cambio a los responsables y al equipo.
- Definir quién va a liderar el cambio (el responsable) y qué equipo, medios y apoyos van a ser necesarios.
- Controlar los resultados mediante un sistema de seguimiento.
El objetivo final de la fase de implementación del plan de comunicación interna es conseguir cambios reales en la organización.
5.- Fase de Seguimiento y Monitorización
Es vital mantener encauzado el plan aprovechando los avances en todas las áreas de la organización y corrigiendo las desviaciones que vayan surgiendo con el paso del tiempo.
Un buen plan de comunicación interna puede mejorar el ambiente de trabajo dentro de la empresa y asentar lazos afectivos con la entidad o marca para la que se trabaja. Esto se traduce en mayor productividad de cara al futuro, lo que puede llegar a marcar la diferencia con la competencia.
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