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Cómo elaborar un plan de relaciones con los medios

La actual proliferación de medios de comunicación (sobre todo del entorno digital) y la relación que estos tienen con la sociedad y las empresas, hacen que la tarea del departamento de comunicación sea crucial. Para un buen plan de relaciones con los medios es necesario tener en cuenta los datos, tanto de los medios de comunicación, como los de nuestro propio negocio para poder así interpretar los resultados obtenidos y tomar decisiones más inteligentes.

Asimismo, debemos conocer las ventajas y desventajas que puede reportarnos aparecer en cada medio de comunicación, ya que una mala planificación puede ser nefasta para la imagen exterior de la empresa a la que representamos.

Pero, ¿qué significa realmente tener un plan de relaciones con los medios?.
Los medios de comunicación pueden desempeñar un papel importante en ayudar a maximizar el impacto de los esfuerzos del departamento de comunicación, ya que, si no se trabaja la relación con los medios, perderemos una difusión muy valiosa para nuestros contenidos.
Para asegurarse de que la interacción con los medios de comunicación es coherente y concisa, o lo que es lo mismo, que no es al azar o sin un propósito concreto, el desarrollo de un plan de las relaciones con los medios de comunicación integral es esencial.
El propósito de un plan de las relaciones con los medios de comunicación es ayudar a dar un paso atrás, mirar el ‘panorama general’ de cómo interactuar con los medios de comunicación y luego proceder con claridad y propósitos claros.
La creación de un plan estratégico basado en los datos, ayudará a cualquier organización a mejorar sus relaciones con los medios de comunicación.
Hay varios componentes que cualquier buen plan debe incluir:

Análisis de la situación 

El primer paso en la creación de un plan de relaciones con medios es analizar nuestra propia situación. Realizar un ‘análisis situacional’ permite examinar minuciosamente la historia, fondo y obstáculos potenciales a los que nos enfrentamos. Este análisis permite determinar cualquier información positiva o negativa sobre su entorno externo o interno.

Objetivos concretos

¿Cuál es el ‘resultado final’ que se desea alcanzar? Es necesario marcar desde el principio dónde se quiere llegar mejorando las relaciones  con los medios. Los objetivos que queremos alcanzar con ellos, nos ayudarán a posteriormente a medir nuestro trabajo. Al saber si se han alcanzado las metas propuestas al principio, la estrategia se planeará e implementará a raíz de medir los resultados obtenidos.

Conocer a los medios de comunicación

Leer, escuchar o ver a los medios, es decir, estudiarlos, nos ayudará a comprender qué tipo de contenido publicarán y así podremos planificar nuestra estrategia. Tener una relación positiva con los medios puede hacer que tengamos poderosos aliados que pueden dar difusión a nuestros contenidos o noticias.

Los medios de comunicación ponen el foco en todo contenido que sea susceptible de ser noticia, incluidos los conflictos, crisis, controversia… Es por esto que saber trabajar con cada medio y conocer su contenido, hará que podamos producir material para ellos, cumplir con sus requerimientos de estilo, y sobre todo, interesar a su audiencia sin que sean contenidos que afecten a la reputación de nuestra organización.

Producir contenidos interesantes

En la misma línea que el punto anterior, ponerse en contacto con periodistas sin un contenido realmente interesante para su medio puede ser una pérdida de tiempo. Por ejemplo, hay que asegurarse de que se está ofreciendo un producto o servicio interesante para la audiencia de ese medio. Hay que recordar que la historia debe ser relevante y adaptar el contenido al medio.

Audiencia

Identificar específicamente a quién tratamos de llegar ayudará al desarrollo de estrategias clave y nuestra tácticas funcionarán de una manera más eficaz. Nuestro público puede ser el de los propios medios o el público en general. Es importante también conocer a los influencers que a través de los medios de comunicación pueden hacer que nuestro mensaje tengan mayor difusión.

Para esto es importante obtener los datos de nuestra audiencia. A través de los datos podremos segmentar a nuestro público objetivo y poder lanzar mensajes más concretos. La buena relación con los medios hará que el canal funcione mejor.

Mensaje clave

El paso fundamental para el desarrollo de nuestros contenidos es identificar los mensajes clave que deseamos comunicar a su público objetivo. ¿Qué mensaje quieres que las personas recuerden sobre nuestra organización? ¿Queremos que tomen conciencia de un problema, intentar modificar su opinión o cambiar su comportamiento? Reducir el enfoque o segmentar, y repetir los mensajes que identifiquemos como clave a menudo, hará alcanzar el éxito. Una vez que hemos determinado los mensajes clave, es importante desarrollar el ‘gancho’ para los medios de comunicación. Cuanto más se simplifique el mensaje, habrá más posibilidades de éxito.

Fijar nuestra táctica

Las tácticas son herramientas específicas o acciones para llegar a los usuarios de destino y ayudar a alcanzar los objetivos.

Las relaciones con los medios son un componente esencial dentro de cada departamento de comunicación. Que táctica se utiliza, una vez más, será cuestión de sus metas y su público objetivo identificado.

Es por esto, que la recopilación de datos sobre los medios aliados y los que no lo son tanto, es fundamental para comprender cómo debemos relacionarnos con ellos. Asimismo, trazar la evolución de nuestras relaciones con ellos ayudará a que establezcamos un plan de relaciones con medios que de verdad funcione.

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